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工作分析是指對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的7個w：用誰做（Who）、做什么（what）、何時做（When）、在那里做（Where）、如何做（How）、為什么做（Why）、為誰做（Whom）。分析的結(jié)果或直接成果是崗位說明書。崗位說明書是記錄工作分析結(jié)果的文件，它把所分析該崗位的職責、權限、工作內(nèi)容、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理人員使用。工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎，只有在客觀、準確的工作分析基礎上才能進一步建立科學的招聘、培訓、績效考核及薪酬管理體系。 以下簡單介紹工作分析的實施步驟以及注意事項。

　　第一步：確定組織結(jié)構(gòu)和部門職責。工作分析可展開的前提條件企業(yè)里有關組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對穩(wěn)定性；在組織結(jié)構(gòu)基礎上，工作流程及部門責任已確定；每個部門應有的工作職位也已明確。有些企業(yè)在對人力資源系統(tǒng)進行變革時，沒有與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進行立項。這樣的結(jié)果對工作分析，以及其后的工作評價、績效考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進行工作分析前，首先要進行組織機構(gòu)調(diào)整和部門責任和部門職位的確定。 部門職責梳理的方法與工作分析方法類似，一般與部門經(jīng)理進行訪談確定其部門職責。

　　第二步：建立工作小組，并制定工作分析計劃。一般由外部聘請有關專業(yè)人事作為工作小組顧問。工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務。所以最好建立由最高領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。 工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售）人員組成。工作分析實施計劃的制定，應根據(jù)公司需要、任務量（職位復雜性與多少）來確定。

　　第三步：設計崗位說明書模板，并進行工作分析和崗位說明書編寫培訓。　崗位說明書模板的設計應注意以下幾個方面： 首先，明確本次工作分析的主要目標。我國大多數(shù)企業(yè)過去沒有做過工作分析，第一次進行這項工作很難達到完美，也不應該過分追求完美。崗位說明書模板應根據(jù)企業(yè)實際情況進行設計第，對所需要填寫的項目有所選擇，刪除除關系不大的項目。其次，對要參加工作分析訪談和崗位說明書編寫的員工進行相關培訓，由專家對工作分析的特點進行講解；引導和控制進行統(tǒng)一規(guī)定；并對有疑義的地方進行討論。

　　第四步：崗位說明書的編寫。在培訓之后，組織參加培訓的人員在規(guī)定時間內(nèi)編寫崗位說明書初稿。并由外部專家對崗位說明書的初稿進行審核，對發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)，并針對發(fā)現(xiàn)的問題再次進行糾錯培訓。

　　第五步：進行工作分析訪談。針對一些公司的關鍵崗位，由外部專家主持進行一對一的工作分析訪談。

　　工作分析訪談需要的資料是該崗位任職者所編寫的崗位說明書，外部專家與任職者通過訪談，對其工作進行梳理和分析，協(xié)助其完成崗位說明書。通過人力資源管理咨詢項目，總結(jié)出一下工作分析訪談中常規(guī)性問題和注意事項：

　　首先，在開始工作分析訪談之前，要預先熟悉所要訪談的崗位的崗位說明書，了解其工作內(nèi)容，并初步擬定工作分析訪談提綱。

　　其次，在工作訪談的過程中，開始時要讓任職者明確此次訪談的目的，訪談中要從大處往細處梳理。注意發(fā)現(xiàn)其是否有遺落或夸大的地方，并及時進行糾正。在提問的時候，可以引導任職者按照工作的重要性進行敘述或者按工作流程進行敘述。

　　以下是一些常規(guī)性問題：

　　您承擔的工作主要分哪幾大塊？

　　每一塊大的職責要達到的目標是什么？

　　在這一塊職責中，您承擔什么樣的責任？是計劃、組織還是協(xié)調(diào)？

　　就每一塊而言具體有哪些工作任務？

　　您在這項工作中的動作是什么？是你做還是組織？你組織，親自寫的，參與的，協(xié)助的，監(jiān)督別人的？

　　您具體負責什么樣范圍的？這項工作任務的范圍有多大？

　　這項工作任務的周期是多長？（月度，季度，年度）

　　工作結(jié)束后是否需要上報？報誰審核審批？

　　最后，我們再一起看一下，大的職責有沒有遺漏？是否按重要性排序？

　　第六步：檢查、完善崗位說明書。首先與公司人力資源部門確認各崗位的任職資格。其次，確保崗位說明書形式和內(nèi)容上的完整。保證沒有標點符號和格式上的錯誤，并對工作職責部分進行復核，檢查其是否按重要性或流程排序，工作職責是否有遺落。

　　通過以上六步，就大致可以完成工作分析的工作了。